Firma electrónica para compras públicas (SERCOP) y Quipux

Para vender al Estado o para despachar oficios en una institución pública hace falta firma electrónica: el SERCOP exige que las ofertas y los contratos del portal de compras públicas vayan firmados electrónicamente, y Quipux, el sistema de gestión documental del sector público, firma cada documento con el certificado de quien lo suscribe.

Para qué se usa en compras públicas

• Registrarte y mantenerte habilitado como proveedor en el RUP (Registro Único de Proveedores) y firmar las declaraciones del portal.
• Presentar ofertas en los procesos del Sistema Oficial de Contratación del Estado (SOCE): los formularios de la oferta se generan con la herramienta USHAY y se firman antes de subirlos.
• Convalidaciones, aclaraciones y contratos: cada documento que entregas durante el proceso y el contrato final se firman electrónicamente.
• En el catálogo electrónico y la subasta inversa, aceptar órdenes y pujas con tu usuario respaldado por la firma.

Qué firma necesitas

• Si ofertas como empresa: la firma del representante legal, del tipo «representante legal de empresa» (lleva el RUC y la razón social). Un socio o un empleado no puede firmar la oferta con su firma personal, salvo que tenga poder y su propia firma de representante.
• Si ofertas como persona natural con RUC: tu firma de «persona natural con RUC».
• En consorcios o asociaciones, cada miembro firma el compromiso de asociación con su propia firma y el procurador común firma la oferta.

El certificado debe estar vigente el día que firmas y venir de una entidad de certificación acreditada por ARCOTEL; el formato puede ser archivo (.p12) o token. Si no sabes cuál pedir, mira tipos de firma electrónica.

Cómo se firma una oferta

1. Llena los formularios de la oferta en la herramienta USHAY que corresponda al procedimiento, y genera el archivo de la oferta.
2. Firma los PDF con FirmaEC (o la herramienta de firma que indique el pliego), seleccionando tu archivo .p12 y su contraseña. Lo explicamos paso a paso en cómo firmar un PDF.
3. Sube la oferta firmada al portal dentro del plazo. El SOCE valida que la firma sea válida y corresponda al oferente.
4. Guarda el PDF firmado: es tu respaldo de lo que presentaste.

Firma electrónica en Quipux

En Quipux los funcionarios firman memorandos, oficios y circulares con su certificado; los ciudadanos y las empresas pueden recibir y responder documentos firmados. La firma se configura una sola vez en el perfil del usuario (archivo .p12 o token) y cada documento que se envía queda firmado con el certificado de quien lo suscribe. Si la firma caduca, Quipux no deja firmar hasta que registres la nueva.

Errores que hacen rechazar la firma

• Firma vencida el día de la presentación. Revisa la vigencia antes de cada proceso; ver vigencia y renovación.
• Tipo incorrecto: una firma de persona natural usada para una oferta de empresa.
• Nombramiento vencido del representante legal: la firma puede estar vigente, pero el cargo no, y la entidad contratante lo revisa.
• PDF modificado después de firmar (por ejemplo, al «unir» archivos): la firma deja de validar. Firma la versión final.
• Firma hecha con una herramienta que no cumple el estándar de FirmaEC: el validador del Estado la marca inválida.

Preguntas frecuentes